Coordination

La relecture

 

La configuration de la relecture se fait en deux étapes :

  • La première étape consiste à ajouter des relecteurs. Les relecteurs doivent posséder un compte sur Sciencesconf.
  • La deuxième étape a pour objectif de répartir les soumissions aux relecteurs.

 

Ajouter des relecteurs

 

Le relecteur possède un compte Sciencesconf

Afin d’ajouter un relecteur, allez dans Relecture>Relecteurs et cliquez sur « Ajouter un relecteur ». Commencez à saisir l’identifiant du relecteur, ou à défaut, son nom, prénom ou adresse mail.

Lorsque l’utilisateur apparaît sur la liste, sélectionnez-le.

 

 

 

Le relecteur ne possède pas de compte Sciencesconf

Si l’utilisateur ne possède pas un compte sur Sciencesconf.org, contactez l’utilisateur afin qu’il se crée un compte. Sinon, contactez l’administrateur ou le gestionnaire de la conférence. En effet, l’administrateur et le gestionnaire peuvent créer des comptes pour des tiers, mais attention, ce sera à l’administrateur de fournir les informations relatives au compte à l’utilisateur.

 

Répartir les relecteurs

 

Une fois que vous avez ajouté le (les) relecteur(s) souhaité(s), il faut répartir les soumissions aux relecteurs. Il existe deux façons de repartir les soumissions.

 

Répartition par thématique

Cliquez sur le crayon à droite de la ligne de votre relecteur. Cela vous permettra de visualiser l’ensemble des thématiques associées à vos soumissions. La liste des thématiques est définie par l’administrateur du site.

 

 

Cliquez sur les thématiques que vous souhaitez associer à ce relecteur et ensuite cliquez sur Ok.

Vous verrez apparaître le nombre de soumissions que le relecteur devra relire.

Il peut y avoir plusieurs relecteurs pour une thématique.

 

Répartition de certains papiers associés à une thématique

Si vous souhaitez choisir certains papiers d’une thématique et non pas la totalité des papiers, cliquez sur le nombre de soumissions à relire. Cette information s’affiche en bleu.

 

 

La liste des papiers associés à la thématique s’affiche. Cochez les titres que vous souhaitez attribuer au relecteur.

Si vous souhaitez utiliser ce type de répartition, nous vous conseillons d’attendre la fin de la période de soumission afin de pouvoir répartir l’ensemble des soumissions au même moment.

Il peut y avoir plusieurs relecteurs pour une même soumission, il n’y a pas de limite pour le nombre de relecteurs.

 

 

Gestion éditoriale

 

Les statuts des dépôts sont : Initial, Note, Accepté, Refusé et En attente de modification.

En tant que coordinateur, un de vos rôles est d’accepter, refuser ou demander des modifications aux déposants.

Pour modifier le statut d’un dépôt, aller dans Gestion éditoriale>Dépôts . Si le dépôt a une note, cela veut dire que le dépôt a été relu.

 

 

Consultation du dépôt

 

Pour consulter le dépôt, cliquer sur la fiche à droite du dépôt concerné.

Vous aurez accès à sa fiche et au document en version pdf.

 

 

De cette façon vous aurez accès à plusieurs types d’informations :

Historique du dépôt

Vous accédez à l’historique des différentes actions faites sur le dépôt (date, par qui, etc).

 

Évaluation des relecteurs

Si le dépôt a été relu, vous visualisez le détail de la notation par le(s) relecteurs(s) : notes, commentaires éventuels, avis sur les thématiques et types de dépôts.

 

Demander des modifications au déposant par mail

Si vous souhaitez demander des modifications au déposant, renseignez le contenu du mail.

Attention, si vous cliquez sur le bouton « Demander des modifications au déposant par mail », l’envoi est immédiat.

 

 

 

Annoter

Vous pouvez saisir des notes internes (entre coordinateurs).

 

Actions

Finalement, dans cette partie, vous confirmez ou modifiez le type de dépôt, la thématique et vous pouvez saisir des commentaires pour le déposant. Attention, vous devez enregistrer ce commentaire. L’envoi se fera dans la partie Gestion des mails>Mailing. Cette option vous permet de saisir des commentaires pour chaque dépôt et envoyer l’ensemble des commentaires à la fin de la sélection.

 

Accepter, Refuser et Sauvegarder le commentaire pour le déposant

Après avoir vérifié les notes et appréciations des relecteurs et après avoir confirmé le type et la thématique du dépôt, vous pourrez choisir l’action que vous souhaitez effectuer.

 

 

Pour revenir au tableau de bord des dépôts, allez dans Gestion éditoriale>Dépôts.

 

Modification du dépôt et changement de statut « en masse »

Pour modifier le dépôt, cliquer sur le crayon à droite du dépôt concerné.

 

 

 

De cette façon vous pourrez apporter des modifications ou des corrections sur les informations qui décrivent le document. Plus d’informations dans le Guide du déposant.

 

 

De plus, les cases à cocher à gauche vous permettent d’effectuer des actions sur l’ensemble des dépôts sélectionnés.  Après avoir sélectionné un ou plusieurs dépôts, vous trouverez en bas de page une liste déroulante vous permettant de réaliser deux types d’actions : changement de statut ou suppression du dépôt.

 

 

Tant que les dépôts sont à l’état « Initial » -aucune relecture n’a eu lieu- ou en « Attente de modification », le dépôt peut être modifié par le déposant.

Si le dépôt a une note ou est refusé, le déposant ne peut plus le modifier.

Si le dépôt est accepté, le dépôt n’est plus modifiable, sauf s’il est en attente de dépôt du texte intégral (Voir Déposer).

 

 

Gestion électronique des documents

Édition des dépôts

 

Afin d’éditer le recueil des résumés ou des actes, cliquez sur Gestion éditoriale>Edition électronique.

 

Recueil des résumés

Lorsque vous éditez le recueil des résumés, il faut renseigner trois étapes.

 

 

Dans partie 1, vous pouvez choisir de regrouper ou pas les résumés par des critères.

 

 

Attention, le groupement des papiers par jour est uniquement disponible si vous avez choisi de configurer le module Programme de Sciencesconf.

Dans la partie 2, vous pouvez ajouter des pages supplémentaires proposées par Sciencesconf ou des fichiers personnels au format PDF.

 

 

Dans partie 3 « Mise en page », vous pourrez modifier l’ordre des différentes parties et trier les papiers par type de dépôt, titre, date de dépôt, premier auteur ou premier intervenant.

 

 

À la fin, vous obtiendrez un fichier PDF et un fichier tex.

 

Recueil des actes

L’édition des actes s’effectue de la même façon que l’édition des résumés. Il faudra paramétrer les trois étapes : « Source des données », « Données supplémentaires » et « Mise en page » avant de lancer l’édition. Vous pouvez lire la partie précédente afin d’avoir plus d’informations sur ces trois étapes.

 

Gestion du programme

 

Ce module vous permet de configurer le programme de votre conférence. L’ajout du type d’événement « Session » va extraire les titres des soumissions acceptées dans le module de dépôt.

Dans le cas où vous n’utilisez pas le module de dépôt, il se peut que le module Programme ne soit pas très riche en informations. Dans ce cas, l’administrateur ou le webmaster peut créer une page de type Personnalisable pour créer son programme librement ou bien une page de type Fichier, pour importer un programme qu’il aura travaillé librement. Pour plus d’informations, voir le Guide du Webmaster.

 

Ajout des événements

 

Afin de mettre en place le programme de votre conférence, allez dans Programme>Administration.

Dans cette partie, vous pouvez ajouter plusieurs types événements aux dates de votre conférence.

Les types événements sont :

 

Session

Elle est définie par les heures de début et de fin, la thématique, le président de la session et la salle (voir FAQ).

Pour ce type d’événement, vous pouvez ajouter les soumissions liées à la session (thématique) en cliquant sur l’icône fichier. Le crayon vous permet d’éditer certaines des informations de l’événement.

 

 

Vous pouvez ainsi choisir la soumission (uniquement les soumissions acceptées), l’heure de début et de fin de la session ainsi que l’intervenant.

 

Discours

Il est défini par les heures de début et de fin, le nom du speaker, le titre, la salle (voir FAQ) et éventuellement l’ajout d’un fichier.

 

Logistique

Elle est définie par l’heure de début et de fin, le titre, la description et éventuellement un fichier.

 

Pause

Elle est définie par l’heure de début et de fin, le type de pause (pause, pause-café, petit déjeuner, déjeuner, etc.), le titre, la salle et éventuellement un fichier.

 

Sortie

Elle est définie par l’heure de début et de fin, le titre, la description et éventuellement un fichier.

De plus, en haut de page, vous trouverez un lien vous permettant de faire un export csv du programme.

 

 

Gestion des mails

Gestion de l’alias

 

Chaque conférence possède un alias, une adresse mail qui redirige vers une adresse mail préexistante. Cet alias est par défaut le nom court de votre conférence suivi de @sciencesconf.org. Lorsque vous utiliserez le module d’envoi de message Mailing , les destinataires verront cette adresse comme expéditeur.  De plus, si besoin, vous avez l’option de créer de nouveaux alias. Exemple : un alias spécifique à la partie administrative.

 

Créer un nouvel alias

Dans Gestion éditoriale>Alias , dans partie Alias, cliquez sur la liste déroulante, à la fin de la liste, cliquez sur Créer un nouvel alias et saisissez le nom désiré. Celui-ci sera préfixé par le nom court de votre conférence, suivi de « @sciencesconf.org ».

 

 

Dans la partie Destinataire, ajouter des adresses valides, elles s’afficheront en bas de page dans la partie Destinataire.

Finissez l’action en cliquant sur Ajouter l’alias.

 

Modifier les adresses de l’alias

Dans Gestion des mails>Alias, choisissez l’alias concerné et ajoutez des adresses mail valides dans la partie Destinataire. Elles s’afficheront en bas de page, dans la partie Destinataire.

Les croix à droite de chaque adresse mail vous permettent de supprimer ces adresses.

Terminez l’action en cliquant sur Modifier l’alias.

 

Supprimer un alias

Dans Gestion des mails>Alias, vous trouverez le bouton « Supprimer l’alias ».

Attention tous les alias peuvent être supprimés sauf l’alias créé par défaut par Sciencesconf.

Si vous ne souhaitez pas que cet alias apparaisse dans l’adresse mail de contact, l’administrateur du site ou le webmaster peut aller dans Site web>Général et modifier la ligne « adresse de contact ».

 

Gestion de l’apparence

 

La gestion de l’apparence des mails se trouve dans Gestion des mails>Apparence.

 

En-tête

Vous pouvez personnaliser l’en-tête de vos mails. Grâce à l’éditeur de texte, vous pouvez utiliser le mode texte ou passer en mode HTML.

 

Police et pied de page

Vous pouvez aussi choisir la police du texte des mails envoyés et ajouter le pied de page prédéfini dans Sciencesconf.

 

Modèles

Sciencesconf a créé plusieurs modèles de mails liés soit à l’inscription, soit au dépôt :

 

 

 

Création et modification des modèles

Si vous souhaitez créer de nouveaux modèles, cliquez sur « Créer un modèle ».

Si vous souhaitez modifier ces modèles cliquez sur l’icone du crayon à droite de chaque ligne.

Vous trouverez un éditeur de texte qui vous permettra de modifier le titre et le contenu de chaque modèle.

Si vous souhaitez revenir au modèle initial, cliquez sur la flèche qui apparaît à droite du crayon.

 

Les tags

Des tags ont été définis pour personnaliser vos mails avec les données de votre conférence. Tous les tags disponibles dans Sciencesconf se trouvent dans l’éditeur de texte (voir cadre dans copie d’écran ci-dessous). Par exemple si vous choisissez Nom complet de la conférence, le tag affiché sera %%CONFERNCE_NAME%%. Ce tag sera remplacé par le nom de votre conférence dans les mails envoyés.

 

 

 

Gestion des listes prédéfinies

 

Si vous souhaitez créer des listes de destinataires, allez dans Gestion des mails>Listes prédéfinies.

Cliquez sur « Nouvelle liste », saisissez un titre et ajoutez des destinataires « libres » ou liés à des types créés dans Sciencesconf selon les privilèges, le dépôt ou les inscriptions.

 

Si vous choisissez d’ajouter des nouveaux destinataires, vous pouvez coller une liste de destinataires séparés par des « ; ».

N’oubliez pas de cliquer sur la ligne qui apparaît « Ajouter le (ou les) destinataires(s) ».

 

 

Cette nouvelle liste apparaîtra dans les destinataires dans la fonctionnalité Mailing.

 

Mailing

 

L’envoi des mails se fait dans la rubrique Gestion des mails>Mailing.

L’envoi de mails se divise en trois parties : A (destinataires), Contenu et Options.

 

Selon votre choix des destinataires, vous aurez accès à certains modèles dans la rubrique Contenu.

Dans « Destinataires » vous trouverez des listes de mails par privilèges, par dépôts, par inscription et vos listes personnalisées. Toutefois, vous pourrez aussi ajouter de nouveaux destinataires.

 

 

 

Dans la partie « Contenu », vous retrouverez les modèles prédéfinis ainsi que vos modèles personnalisés.

Vous avez la possibilité de joindre un fichier.

Enfin dans la troisième partie « Options », vous pouvez paramétrer l’envoi du mail aux auteurs correspondants, à l’ensemble des administrateurs et des accusés de réception.

Avant d’envoyer, vous pouvez pré-visualiser votre message.

 

Historique

 

Dans Gestion des mails>Historique, vous avez accès à tous les mails envoyés depuis la plateforme.

Vous pouvez trier les mails par destinataire ou faire des recherches précises grâce au champ Rechercher.

 

 

FAQ

Comment paramétrer les salles?

Allez dans Programme>Salles et cliquez sur « Ajouter une salle » et renseignez les informations demandées.

 

 

Cette information sert à enrichir le programme. Lors de l’ajout d’un événement dans le programme, vous pourrez choisir les salles grâce à une liste déroulante.

 

Je ne trouve pas les événements qui conviennent à ma conférence

La liste des événements est une liste fermée, si vous voulez personnaliser votre programme ou diffuser un fichier créé par vos soins, nous vous suggérons de lire le Guide du Webmaster. Dans ce guide nous vous expliquons comment ajouter une page personnalisable ou de type fichier.

 

Comment imprimer mon programme?

Le webmaster ou l’administrateur peuvent créer la page de type Programme. Sur cette page, une icône permettra à l’utilisateur d’imprimer le programme. Plus d’informations sur le Guide du webmaster.