Gestion des Inscrits

En tant que administrateur ou gestionnaire de la conférence, vous pouvez effectuer diverses actions visant à gérer les inscriptions.

Le gestionnaire a accès à tout le suivi des inscriptions. Par défaut, il visualise les actions ci-dessous :

Visualiser les inscriptions

Pour visualiser les inscriptions, allez dans Gestion de l’inscription > Inscrits.
Vous aurez accès au tableau récapitulatif des inscrits présentant les inscrits, le montant de leur frais, le statut de leur inscription ainsi que les différentes actions possibles sur l’inscription.

Le code couleur vous indiquera le statut de l’inscription :

  • Gris : inscription à valider par le gestionnaire (préinscription) ou inscription invalide (compte non validé, moyen de paiement non choisi)
  • Rouge : paiement en attente, l’inscription est en cours
  • Vert : paiement reçu, l’inscription est définitive

 

Valider les pré-inscriptions

Pour valider les inscriptions, allez dans Gestion de l’inscription > Inscrits.

Si l’administrateur de la conférence a choisi la validation manuelle des inscrits, vous pourrez valider ces pré-inscriptions en cliquant sur la coche à droite de chaque inscrit.

Gestion des inscriptions

Si vous souhaitez éditer l’inscription allez, dans Gestion de l’inscription > Inscrits et cliquez sur le petit plus à droite de la ligne de l’inscrit.

Cette action vous permet de :

  • Voir les informations : visualiser le formulaire d’inscription renseigné par l’inscrit.
  • Valider l’inscription : la validation de l’inscription s’effectue aussi par ce biais (en plus de la coche vue précédemment)
  • Modifier les informations de paiement : vous pouvez modifier le moyen de paiement, envoyer un email de confirmation ou encore indiquer si le paiement a été effectué
  • Renvoyer une demande de paiement: si vous cliquez sur ce bouton, une demande de paiement est envoyée automatiquement par mail au participant.
  • Éditer les informations : vous accédez au formulaire et vous modifiez toutes les informations relatives à cette inscription.

Effacer une inscription

Si vous souhaitez supprimer une inscription, allez dans Gestion de l’inscription > Inscrits et cliquez sur la croix à droite de la ligne de l’inscrit.

N.B. Toute suppression d’inscription est définitive !

 

Inscrire une personne

Pour inscrire une personne, il est nécessaire que celle-ci ait un compte sur Sciencesconf.org. Si ce n’est pas le cas voir la rubrique « Créer un compte pour un utilisateur ».

N.B. Les comptes HAL ou Episciences peuvent être utilisés sur la plateforme Sciencesconf.org. La connexion s’effectue également à l’aide de l’identifiant (login) et du mot de passe associé.

Si vous souhaitez inscrire une personne, allez dans Gestion de l’inscription > Inscrits et cliquez sur « Inscrire une personne ».

Commencez à saisir son identifiant ou adresse email ou son nom afin de voir apparaitre une liste déroulante conforme aux informations saisies.  Sélectionnez ensuite l’utilisateur souhaité puis cliquer sur le bouton « Sélectionner ».

Le formulaire d’inscription apparait. Renseignez au moins toutes les informations obligatoires (signalées par une astérisque) avant de sauvegarder. Vous visualiserez ensuite un récapitulatif. Si les informations sont correctes, cliquez sur « Valider » sinon cliquer  sur « Modifier les données ».

Après validation, et si votre site le permet, sélection du paiement, la personne apparaitra automatiquement dans la liste des Inscrits.

 

Exporter la liste des inscrits

Si vous souhaitez exporter la liste des Inscrits, allez dans Gestion de l’inscription > Inscrits et cliquez sur « Export CSV » .

L’export contient tous les champs du formulaire d’inscription ainsi que le statut du paiement (une ligne par participant).

Créer un compte pour un utilisateur

Si un utilisateur ne parvient pas à s’inscrire sur votre site, vous avez la possibilité de lui créer un compte. Pour cela, allez dans Administration > Créer un compte. Renseignez toutes les informations obligatoires et notez bien l’identifiant et le mot de passe.

L’identifiant est un champ non modifiable et ce sera à vous en tant que gestionnaire de communiquer l’identifiant et le mot de passe à la personne pour laquelle vous venez de créer un compte.  Dans ce cas, la personne ne reçoit pas de mail pour valider la création de compte. Le compte est automatiquement validé.