Gestion des mails

Gestion de l’alias

Chaque conférence possède un alias, une adresse mail qui redirige vers une ou plusieurs adresses mail préexistantes contenues dans celui-ci.

Cet alias est basé par défaut sur le nom court de votre conférence suivi de @sciencesconf.org.

Lorsque vous utiliserez le module d’envoi de message Mailing, les destinataires verront cette adresse comme expéditeur.  De plus, si vous souhaitez être contacté directement grâce à une adresse générique, l’alias permet de renvoyer les mails reçus vers les adresses emails de plusieurs destinataires.

Vous avez également la possibilité de créer de nouveaux alias, afin de palier à vos besoins, comme avoir un alias spécifique à la partie administrative.

  • Créer un nouvel alias

Dans Gestion éditoriale > Alias, cliquez sur la liste déroulante, à la fin de la liste, cliquez sur « Créer un nouvel alias » et saisissez le nom souhaité. Celui-ci sera préfixé par le nom court de votre conférence, suivi de « @sciencesconf.org ».

Dans la partie « Destinataire », ajouter des adresses valides, elles s’afficheront en bas de page dans la partie Destinataire.

Finissez l’action en cliquant sur« Ajouter l’alias ».

  • Modifier les adresses de l’alias

Dans Gestion des mails > Alias , choisissez l’alias concerné et ajoutez des adresses mail valides dans la partie Destinataire. Elles s’afficheront en bas de page, dans la partie Destinataire.

Les croix à droite de chaque adresse mail vous permettent de supprimer ces adresses.

Terminez l’action en cliquant sur « Modifier l’alias ».

  • Supprimer un alias

Dans Gestion des mails > Alias, vous trouverez le bouton « Supprimer l’alias ».

N.B. Tous les alias créés manuellement peuvent être supprimés sauf celyupar défaut par Sciencesconf.

Si vous ne souhaitez pas que cet alias apparaisse dans l’adresse mail de contact, l’administrateur du site ou le webmaster peut aller dans Site web > Général et modifier la ligne « adresse de contact ».

 

Gestion de l’apparence

La gestion de l’apparence des mails se trouve dans Gestion des mails > Apparence.

Vous aurez la possibilité de personnaliser l’en-tête des emails grâce à l’éditeur de texte, ou le mode HTML.

Vous pourrez également choisir la police de caractère qui sera utilisée sur les emails envoyés.

Enfin, vous pourrez choisir d’ajouter ou non le pied de page prédéfini dans Sciencesconf.

 

Modèles

Sciencesconf a créé plusieurs modèles de mails liés soit à l’inscription, soit au dépôt :

  • Création et modification des modèles

Si vous souhaitez créer de nouveaux modèles, cliquez sur « Créer un modèle ».
Si vous souhaitez modifier ces modèles cliquez sur l’icone du crayon à droite de chaque ligne.
Vous trouverez un éditeur de texte qui vous permettra de modifier le titre et le contenu de chaque modèle.
Si vous souhaitez revenir au modèle initial, cliquez sur la flèche qui apparait à droite du crayon.

  • Les tags

Des tags ont été définis pour personnaliser vos mails avec les données de votre conférence.

Tous les tags disponibles dans Sciencesconf se trouvent dans l’éditeur de texte. Par exemple si vous choisissez « Nom complet de la conférence », le tag affiché sera %%CONFERENCE_NAME%%. Ce tag sera remplacé par le nom de votre conférence dans les mails envoyés.

La liste des tags disponibles est :

– Nom complet de l’utilisateur sous la forme ‘prénom nom’ %%USER%%
– Identifiant de connexion %%LOGIN%%
– Identifiant court de la conférence %%CONFERENCE%%
– Nom complet de la conférence %%CONFERENCE_NAME%%
– Adresse mail de contact pour la conférence %%CONFERENCE_CONTACT%%
– URL de la conférence %%CONFERENCE_URL%%
– Identifiant du document %%PAPER%%
– Contributeur de la soumission %%PAPER_USER%%
– Référence du document déposé par un contributeur %%PAPER_REF%%
– Type de dépôt de la soumission %%PAPER_TYPDOC%%
– Thématique(s) du dépôt %%PAPER_SESSION%%
– Commentaire laissé par le coordinateur lors de la relecture %%PAPER_COMMENT%%
– Note moyenne donnée par les relecteurs %%PAPER_NOTE%%
– Grille de relecture %%PAPER_GRID%%
– Données d’inscription de l’utilisateur %%REGISTRATION_DATA%%

 

Gestion des listes prédéfinies

Si vous souhaitez créer des listes de destinataires, allez dans Gestion des mails > Listes prédéfinies.
Cliquez sur « Nouvelle liste », saisissez un titre et ajoutez des destinataires « libres » ou liés à des types créés dans Sciencesconf selon les privilèges, le dépôt ou les inscriptions.

Si vous choisissez d’ajouter des nouveaux destinataires, les emails sont entrés manuellement dans une liste prédéfinie de contact. Chaque adresse est séparée par un point virgule.

Il n’y a pas de procédure d’import de contacts à partir d’un fichier csv.
N’oubliez pas de cliquer sur la ligne qui apparait « Ajouter le(ou les) destinataires(s) ».

Cette nouvelle liste apparaitra dans les destinataires dans la fonctionnalité Mailing.

N.B. SciencesConf n’est pas un système de gestion de liste de diffusion, la limite d’emails à envoyer est de 500. Au-delà les serveurs saturent. Préférez donc l’utilisation d’un système de type Sympa.

Mailing

L’envoi des mails se fait dans la rubrique Gestion des mails > Mailing.

L’envoi de mails se divise en trois parties : « A » (destinataires),  « Contenu » et « Options ».

Selon votre choix des destinataires, vous aurez accès à certains modèles dans la rubrique « Contenu ».

Dans « A » vous trouverez les listes de destinataires classés selon les privilèges, les dépôts, le statut de leur inscription et également vos listes prédéfinies . Toutefois, vous pourrez aussi ajouter de nouveaux destinataires.

Dans la partie « Contenu », vous retrouverez les modèles prédéfinis ainsi que vos modèles personnalisés. Vous pouvez choisir un modèle ou écrire directement votre email à l’aide de l’éditeur de texte et du mode HTML.

Vous aurez aussi la possibilité de joindre un fichier dont la taille maximale devra être de 200 Mo.

Enfin dans la troisième partie « Options », vous pouvez paramétrer l’envoi du mail aux auteurs correspondants, à l’ensemble des administrateurs et des accusés de réception.

Avant d’envoyer, vous pouvez pré-visualiser votre message.

Pour chaque destinataire vous aurez accès au contenu de l’email. Si vous avez utilisé un des modèles vous verrez  les tags être remplacés par les informations personnalisées.

Dans cet espace, vous pourrez supprimer un ou plusieurs destinataires et procéder à l’envoi.

N.B. Les emails apparaissent en double lors de la prévisualisation car nous l’affichons en mode HTML et en mode texte. Cela permet d’avoir le rendu dans les deux configurations possibles des clients de messagerie.

 

Historique

Dans Gestion des mails > Historique, vous avez accès à tous les mails envoyés depuis la plateforme.

Vous pouvez trier les mails (par sujet, par destinataires et par date) à l’aide des flèches situées à droite de la colonne.

Si vous recherchez un email spécifique, préférez l’utilisation du  champ « Rechercher dans le tableau » .

N.B. L’historique ne permet pas de retracer l’historique des mails reçus mais celui des mails envoyés par la conférence.