Gestion de la Relecture¶

Si vous avez activé le module de relecture, la configuration se fait en trois étapes :

• La première étape consiste à configurer le module de relecture (dates, grille de relecture, anonymisation etc.)

• La seconde étape consiste à ajouter des relecteurs (ceux-ci doivent posséder un compte sur Sciencesconf)

• Enfin la dernière étape a pour objectif de répartir les soumissions aux relecteurs.

Configuration de la relecture¶

Règles de relecture¶

Commencez par définir les règles de relecture depuis le menu Relecture > Configuration.

Vous aurez la possibilité :

• d’anonymiser les soumissions : les relecteurs ne verront pas les informations sur les auteurs du dépôt,

• de définir les périodes de relecture par type de dépôt (créés lors de la configuration de la gestion éditoriale : pour

chaque type de dépôts (par exemple, Oral et Poster), vous pouvez définir les dates de début et de fin, * de rendre les évaluations des relecteurs accessibles par les déposants : les déposants auront accès au détail des notes et commentaires des différents relecteurs, * de choisir le mode d’envoi de l’email suite à la décision du coordinateur. Si vous choisissez l’envoi automatique, un mail correspondant au modèle de mail « Dépôt accepté » ou « Dépôt refusé » sera envoyé au déposant dès l’acceptation ou le refus du dépôt par le coordinateur ou l’administrateur. Si vous choisissez l’envoi manuel, il faudra passer par le menu Gestion des mails > Mailing pour envoyer un email au déposant.

Paramétrage de la grille de relecture¶

La grille de relecture est elaborée pour guider les relecteurs grâce à une série de points prédéfinis à examiner.

Vous pouvez créer une seule grille pour tous les dépôts ou plusieurs grilles par type de document (résumé et/ou texte complet) et/ou par type de dépôt. Une grille est constituée d’un nom et d’autant de critères que nécessaire (au moins un). Chaque critère comporte au moins 2 valeurs à choisir de 0 à 10. ( voir le tuto )

Pour construire une grille de relecture, allez dans le menu Relecture > Grilles de notation, cliquez sur Ajouter une grille pour créer une nouvelle grille ou sur le crayon à droite de la grille pour la modifier.

Sur la fenêtre de création de grille, choisissez un type de grille dans la liste déroulante. Les types sont triés du plus général au plus détaillé. Il faut au minimum définir une grille pour le type de plus général. Une fois le type de la grille de notation sélectionné (grille Résumé pour poster par exemple), vous ajouterez des critères en cliquant sur “Ajouter un critère” .

Pour chaque critère vous pouvez définir : * Critère* : si le site de la conférence est en plusieurs langues, le champ doit être saisi pour chacune des langues. Le contenu du champ contient le texte représentant le critère à évaluer, * la pondération c’est-à-dire le coefficient chiffré, reflétant son importance relative dans la note globale de la grille. Si tous vos critères sont de la même importance, choisissez la pondération équivalente (par exemple à 1). Une pondération à 0 indiquera que le critère n’est pas pris en compte dans le calcul de la note finale. * vous pouvez choisir d’ajouter un champ de « commentaire » pour le relecteur afin qu’il puisse ajouter ses

remarques sur le dépôt concernant ce critère,

• renseignez les valeurs possibles pour le critère. Vous pouvez nommer jusqu’à 10 valeurs (ex : mauvais, moyen, bien…).

Si toutefois vous préférez indiquer moins de valeurs, il est recommandé que les valeurs soient réparties sur l’ensemble des notes et non regroupées de 0 à 5. De cette manière le calcul de la note sera fait sur 10.

Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Cliquez sur `Enregistrer` pour sauvegarder le critère et à nouveau sur `Enregistrer` pour sauvegarder la grille de notation.

Un exemple de grille de notation :

Ajouter des relecteurs¶

Si le relecteur ne possède pas de compte Sciencesconf, contactez l’utilisateur afin qu’il se crée un compte. Sinon, contactez l’administrateur ou le gestionnaire de la conférence. En effet, l’administrateur et le gestionnaire peuvent créer des comptes pour des tiers, mais attention, ce sera à l’administrateur de fournir à l’utilisateur les informations relatives au compte.

Afin d’ajouter un relecteur, allez dans Relecture > Relecteurs et cliquez sur « Ajouter un relecteur ».

Commencez à saisir l’identifiant du relecteur, ou à défaut, son nom, prénom ou adresse mail. Lorsque l’utilisateur apparait sur la liste, sélectionnez-le.

Répartir les soumissions¶

Une fois que vous avez ajouté le (les) relecteur(s) souhaité(s), il faut répartir les soumissions aux relecteurs. Il existe deux façons de repartir les soumissions.

Répartition par thématique¶

Cliquez sur le crayon à droite de la ligne de votre relecteur. Cela vous permettra de visualiser l’ensemble des thématiques associées à vos soumissions. La liste des thématiques est définie par l’administrateur du site.

Cliquez sur les thématiques que vous souhaitez associer à ce relecteur et ensuite, cliquez sur Ok.

Vous verrez apparaitre le nombre de soumissions que le relecteur devra relire.

Il peut y avoir plusieurs relecteurs pour une thématique.

Répartition de certains papiers associés à une thématique¶

Si vous souhaitez choisir certains papiers d’une thématique et non pas la totalité des papiers, cliquez sur le nombre de soumissions à relire. Cette information s’affiche en bleu.

La liste des papiers associés à la thématique s’affiche. Cochez les titres que vous souhaitez attribuer au relecteur.

Il peut y avoir plusieurs relecteurs pour une même soumission, il n’y a pas de limite pour le nombre de relecteurs.

Voir aussi Relire