Gestion éditoriale¶
- Si le module Gestion éditoriale ainsi que ses sous-modules sont actifs, l’administrateur du site aura plusieurs tâches
différentes à accomplir avant de pouvoir rendre le site visible au public :
Collecter les données nécessaires à la gestion des soumissions. Cela peut être réalisé en ajoutant des champs prédéfinis au formulaire de soumission.
Collecter des métadonnées qui faciliteront le processus de relecture et de sélection : types de présentation, thématiques.
Recueillir toutes les données nécessaires à la production des actes et du programme de la conférence.
Préparer les e-mails envoyés pendant tout le processus.
Étapes requises pour la configuration du processus de soumission¶
Activez le module de gestion éditoriale et définissez des options pour le processus de soumission.
Configurez le formulaire de soumission.
Configurez les types de dépôt et les thématiques.
Configurez des e-mails automatiques qui seront déclenchés lorsque les utilisateurs soumettent un résumé ou un texte complet.
Collecte de métadonnées¶
Les métadonnées peuvent être utilisées pour faciliter la répartition des soumissions en sessions. Ils peuvent également être exportés vers Excel pour un traitement ultérieur.
Types de présentation¶
Vous pouvez créer une liste de types de présentation, par exemple poster et oral, et permettre au déposant de soumissions d’indiquer son type préféré.
La liste des types de présentation peut être utilisée pour aider à la distribution des soumissions dans les sessions de conférence. Lors de la sélection des soumissions pour l’acceptation ou le rejet, vous pouvez afficher les types de présentation sélectionnés par les déposants et les réattribuer.
Par défaut, les types de dépôts sont « oral et « poster ». Si vous souhaitez ajouter ou modifier les types de dépôts, allez dans Gestion éditoriale > Type de dépôts.
Paramétrer les types de dépôts
Thématiques¶
Les thématiques permettent de différencier les grands thèmes, rubriques de la conférence.
Vous pouvez créer une liste de thématiques et autoriser les déposants à sélectionner des valeurs appropriées pour leurs dépôts.
Vous pouvez attribuer certaines de ces thématiques à des relecteurs.
La liste des thématiques peut également être utilisée pour aider à la distribution des soumissions dans les sessions du programme de la conférence.
Lors de la sélection des soumissions pour l’acceptation ou le rejet, vous pouvez afficher les rubriques sélectionnées par les déposants.
Pour paramétrer les thématiques, allez dans Gestion éditoriale > Thématique. Vous pouvez définir autant de thématiques que vous souhaitez.
Exemple : les thématiques « lumière » et « son » vous permettront de donner le titre de vos sessions dans le programme. Chaque dépôt pourra être lié à une thématique.
Configuration du dépôt¶
Pour paramétrer les règles de dépôt, allez dans Gestion éditoriale > Configuration.
La première partie concerne les règles de dépôt : type de document (résumé, résumé puis texte complet ou bien texte complet uniquement) ( voir le tuto ), dates de dépôt, format des résumés (zone de texte ou fichier), limite du nombre de dépôts par contributeur et enfin, configuration des différentes alertes (mail aux déposants, aux coordinateurs et aux relecteurs). Les éléments à configurer dépendent du type de document.
Paramétrer les règles de dépôt
La deuxième partie concerne le formulaire que le déposant devra remplir au moment du dépôt. Il concerne les métadonnées propres au document et les auteurs avec leur affiliation. Certaines de ces informations peuvent être rendues obligatoires, d’autres ne sont pas modifiables.
Paramétrer la grille de saisie
Droits de consultation¶
Vous pouvez rendre consultables les contributions de votre conférence (résumés et/ou texte complet) si vous utilisez les pages de type Consultation par
Pour effectuer cela, vous devez définir la période d’accessibilité des documents pour chaque rôle après validation par le coordinateur ou à partir d’une date donnée.
Si vous ne renseignez aucune règle, les documents ne seront pas accessibles en consultation.
Consultation des dépôts¶
Vous pouvez suivre l’avancement du dépôt des papiers et de la relecture via le menu Gestion éditoriale > Dépôts.