Soumettre une proposition de communication

Si la période des dépôts est ouverte, il suffit de vous connecter sur le site de la conférence afin de pouvoir déposer vos travaux.

Selon la configuration choisie par l’administrateur de la conférence, vous pourrez déposer :

  • soit un résumé,

  • soit un texte complet à la suite d’un résumé accepté,

  • soit directement un texte complet.

Les administrateurs de la conférence déterminent le format des fichiers, les limites de taille et le formatage du papier.

Note

Certaines conférences utilisent la relecture « en double aveugle ». Dans ce cas, les auteurs ne doivent pas inclure leur nom dans le papier.

Déposer un résumé

Allez dans le menu Espace connecté > Mes dépôts et cliquez sur le bouton `Déposer un résumé`.

Par défaut, vous devrez renseigner et vérifier 4 étapes : définir les caractéristiques de votre papier, ajouter les auteurs, déposer le fichier et enregistrer le dépôt.

Etapes du dépôt

Il se peut que vous ne visualisiez pas la troisième étape `Fichier(s)`, tout dépendra de la configuration choisie par l’administrateur de la conférence.

  • Étape Métadonnées

Renseignez au minimum toutes les informations obligatoires signalées par une *. Saisissez le titre, le résumé, les mots-clés et choisissez le type de soumission ainsi que la (ou les) thématique(s) dans la liste proposée.

Si le résumé ne vous est pas demandé à cette étape, il vous sera demandé à l’étape `Fichier(s)`, en fonction de la configuration réalisée par l’administrateur de la conférence.

Quand vous avez renseigné toutes les informations, cliquez sur le bouton `Etape suivante` au bas de la page. Ceci vous permet de passer à l’étape « Auteurs(s) ».

Note

Si vous restez à l’étape Métadonnées, une erreur a été détectée dans le formulaire. les messages d’erreur apparaissent en rouge.

  • Étape Auteur(s)

Cette partie vous permet de renseigner les auteurs de votre soumission.

Par défaut, en tant que déposant, vous apparaissez comme auteur du dépôt.

Vous pouvez ajouter des co-auteurs en cliquant sur `Renseigner un auteur`.

Dans la fenêtre qui apparait, le premier champ vous permet de rechercher des auteurs déjà présents soit dans le référentiel auréHAL, puis dans la base des auteurs Sciencesconf.

Vous pouvez renseigner autant d’auteurs que vous souhaitez en cliquant sur ` Renseigner un auteur `.

Pour chaque auteur, vous pouvez ajouter ses affiliations en cliquant sur `Ajouter une affiliation`. Dans la fenêtre qui apparait, le premier champ vous permet de rechercher des structures déjà présentes soit dans le référentiel auréHAL, puis dans la base des affiliations Sciencesconf.

Il est possible que les affiliations des auteurs soient obligatoires, tout dépend du paramétrage choisi par l’administrateur du site.

Pour les affiliations françaises, la saisie d’au moins un organisme tutelle est obligatoire.

Lors du survol d’une affiliation les actions `Editer` et `Supprimer` apparaissent.

Quand vous avez renseigné toutes les informations, cliquez sur le bouton `Etape suivante` au bas de la page. Ceci vous permet de passer à l’étape « Fichier(s) » ou « Récapitulatif ».

  • Étape Fichier(s)

Cette étape permet de déposer un résumé sous forme de fichier si cela a été prévu par l’administrateur de la conférence. Vous pouvez également transférer des données supplémentaires pour votre dépôt. Si la saisie du résumé a déjà été effectuée à l’étape 1, cette partie vous permet de transférer des fichiers en données supplémentaires.

Sinon, c’est à ce moment-là que vous devrez soumettre votre résumé.

L’image ci-dessous indique qu’un fichier nommé « Resume.pdf » et contenant le résumé a été déposé.

../_images/fichier.png

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton `Transférer`. Le fichier doit apparaitre en bas, sous Fichier. Vérifiez que la conversion en PDF s’est bien réalisée par la présence de l’icone .. image:: ../_static/deposer/icone_pdf.png.

Quand vous avez renseigné toutes les informations, cliquez sur le bouton `Etape suivante` au bas de la page. Ceci vous permet de passer à l’étape « Récapitulatif ».

  • Étape Récapitulatif

Enfin, dans la partie `Récapitulatif`, vous pourrez visualiser votre dépôt (l’ensemble des données plus éventuellement vos fichiers supplémentaires). Si vous souhaitez revenir sur votre dépôt, cliquez sur les étapes précédentes en haut de la fenêtre, sinon cliquez sur le bouton `Déposer`.

Une fenêtre pop-up vous informe de l’enregistrement de votre soumission.

Astuce

Pour visualiser la bonne conversion au format PDF de votre fichier (à partir d’un .doc par exemple), n’hésitez pas à cliquer sur Espace connecté > Mes dépôts, puis sur le petit œil à droite de votre dépôt.

../_images/depot-resume.png

Cela vous permettra d’accéder à la version pdf de votre dépôt.

../_images/depot-resume-bis.png

Déposer un texte complet

Déposer un texte complet suite à un résumé

Vous avez reçu un mail vous indiquant que votre résumé a été accepté et vous souhaitez déposer votre communication. Allez dans le menu Espace connecté > Mes dépôts et cliquez sur le petit ` + ` à droite de votre dépôt de résumé.

../_images/depot-post-resume.png

Vous verrez réapparaitre les 4 étapes : `Métadonnées`, `Auteur(s)`, `Fichier(s)` et `Récapitulatif`. Ces données ont été conservées, mais sont modifiables.

A l’étape `Fichier(s) `, vous pourrez choisir et transférer le fichier de votre communication.

N’oubliez pas de vérifier la conversion de votre fichier en pdf. A l’étape Récapitulatif, si votre dépôt vous convient, cliquez sur le bouton `Déposer`. Le statut de votre dépôt est « Initial ». A cette étape, vous pouvez encore modifier votre dépôt (Voir la page Modifier mon Dépôt).

../_images/depot-comm.png

Déposer un texte complet sans résumé

Afin de déposer un texte complet, allez dans le menu Espace connecté > Mes dépôts et cliquez sur le bouton `Déposer la communication`.

Par défaut, vous devrez renseigner et vérifier 4 étapes : définir les caractéristiques de votre papier, ajouter les auteurs, déposer le fichier et enregistrer le dépôt.

Etapes du dépôt
  • Étape Métadonnées

Renseignez au minimum toutes les informations obligatoires signalées par une *. Saisissez le titre, le résumé, les mots-clés et choisissez le type de soumission ainsi que la (ou les) thématique(s) dans la liste proposée.

Quand vous avez renseigné toutes les informations, cliquez sur le bouton `Etape suivante` au bas de la page. Ceci vous permet de passer à l’étape « Auteurs(s) ».

Note

Si vous restez à l’étape Métadonnées, une erreur a été détectée dans le formulaire. les messages d’erreur apparaissent en rouge.

  • Étape Auteur(s)

Cette partie vous permet de renseigner les auteurs de votre soumission.

Par défaut, en tant que déposant, vous apparaissez comme auteur du dépôt.

Vous pouvez ajouter des co-auteurs en cliquant sur `Renseigner un auteur`.

Dans la fenêtre qui apparait, le premier champ vous permet de rechercher des auteurs déjà présents soit dans le référentiel auréHAL, puis dans la base des auteurs Sciencesconf.

Vous pouvez renseigner autant d’auteurs que vous souhaitez en cliquant sur ` Renseigner un auteur `.

Pour chaque auteur, vous pouvez ajouter ses affiliations en cliquant sur `Ajouter une affiliation`. Dans la fenêtre qui apparait, le premier champ vous permet de rechercher des structures déjà présentes soit dans le référentiel auréHAL, puis dans la base des affiliations Sciencesconf.

Il est possible que les affiliations des auteurs soient obligatoires, tout dépend du paramétrage choisi par l’administrateur du site.

Pour les affiliations françaises, la saisie d’au moins un organisme tutelle est obligatoire.

Lors du survol d’une affiliation les actions `Editer` et `Supprimer` apparaissent.

Quand vous avez renseigné toutes les informations, cliquez sur le bouton `Etape suivante` au bas de la page. Ceci vous permet de passer à l’étape « Fichier(s) » ou « Récapitulatif ».

  • Étape Fichier(s)

Cette étape permet de déposer le fichier de votre communication ainsi que données supplémentaires pour votre dépôt.

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton `Transférer`. Le fichier doit apparaitre en bas, sous Fichier. Vérifiez que la conversion en PDF s’est bien réalisée par la présence de l’icone .. image:: ../_static/deposer/icone_pdf.png.

../_images/nvo-depot.png

Quand vous avez renseigné toutes les informations, cliquez sur le bouton `Etape suivante` au bas de la page. Ceci vous permet de passer à l’étape « Récapitulatif ».

  • Étape Récapitulatif

Enfin, dans la partie `Récapitulatif`, vous pourrez visualiser votre dépôt (l’ensemble des données plus éventuellement vos fichiers supplémentaires). Si vous souhaitez revenir sur votre dépôt, cliquez sur les étapes précédentes en haut de la fenêtre, sinon cliquez sur le bouton `Déposer`.

Une fenêtre pop-up vous informe de l’enregistrement de votre soumission.

Astuce

Pour visualiser la bonne conversion au format PDF de votre fichier (à partir d’un .doc par exemple), n’hésitez pas à cliquer sur Espace connecté > Mes dépôts, puis sur le petit œil à droite de votre dépôt.

Cela vous permettra d’accéder à la version pdf de votre dépôt.

../_images/depot-resume-bis.png